Kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật góp phần xây dựng nên thành công cho buổi tiệc thêm chuyên nghiện hoành tráng. Nhân dịp tổ chức sự kiện sinh nhật ngoài việc đơn thuần là lễ kỷ niệm bên cạnh đó doanh nghiệp có thể mở rộng thương hiệu, hình ảnh của mình được nhiều người biết đến. Vậy làm thế nào để xây dựng tốt được kế hoạch sinh nhật đơn giản mà vẫn chuyên nghiệp, mang ý nghĩa nhất, hãy cùng LuxEvent tìm hiểu với bài viết dưới đây nhé!

Các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật

1. Lên ý tưởng 

Việc đầu tiên khi nghĩa đến trước khi bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện đó chính là phải xác định được ý tưởng tổ chức sự kiện. Với nhiều hình thức tùy vào mục đích của sự kiện xác định xem sự kiện diễn ra chỉ đơn thuần là một lễ kỷ niệm bình thường hay mang ý nghĩa của doanh nghiệp. Hiện nay phổ biến nhiều với ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật phù hợp dành cho doanh nghiệp như là: tổ chức tiệc sinh nhật kết hợp với team building, tổ chức tiệc sinh nhật như lễ kỷ niệm.

2. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật

Bạn cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc nên chọn địa điểm gần vị trí trung tâm, thuận tiện cho khách dễ di chuyển tránh gây cản trở giao thông. Nếu đây là tổ chức tiệc kết hợp du lịch nghỉ dưỡng bạn phải chuẩn bị phương tiện đưa đón và sắp xếp chỗ ăn nghỉ cho khách mời.

Nếu tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty, doanh nghiệp địa điểm lựa chọn sẽ tùy vào quy mô, lựa chọn linh hoạt theo ý tưởng của buổi tiệc. Còn đối với tiệc sinh nhật kết hợp với team building nên chọn những địa điểm có không gian rộng, thoáng ví dụ như bãi biển, resort. Đối với tổ chức sinh nhật chỉ đơn thuần là lễ kỷ niệm nên lựa chọn khách sạn hoặc nhà hàng là vô cùng là hợp lý.

Với tiệc sinh nhật dành cho cá nhân cũng không đặt nặng về vấn đề địa điểm, bạn có thể lựa chọn tổ chức tiệc tại nhà hoặc nhà hàng, khách sạn tùy vào kinh tế và yêu cầu của chủ tiệc.

3. Thời gian diễn ra

Bạn nên cân nhắc khi lựa chọn thời gian tổ chức tiệc, buổi tiệc sinh nhật thường diễn ra vào buổi tối từ 7- 11h. Buổi tối thường mọi người sẽ có thời gian chuẩn bị và khách sẽ đến đông đủ hơn khi thời gian sự kiện diễn ra không bị trùng với thời gian làm việc.

4. Danh sách khách mời

Đối với tiệc tổ chức cho doanh nghiệp bạn nên lên danh sách khách mời trước càng sớm càng tốt để chuẩn bị cho công tác in thiệp mời. Với trường hợp không thể trao tận tay thiệp mời doanh nghiệp có thể gửi qua tin nhắn, email để thể hiện sự quan tâm chu đáo, chuyên nghiệp. Đối với cá nhân chủ yếu khách mời sẽ là bạn bè thân thiết hoặc đồng nghiệp.

5. Dự trù ngân sách

Bạn nên lên sẵn cho mình danh sách và chi phí đính kèm những thứ cần thiết phải mua để hỗ trợ cho buổi tiệc thêm phần sinh động, long trọng tránh trường hợp thiếu hoặc thừa nhiều. Việc dự trù chi phí là vô cùng quan trọng đối với mọi chương trình sự kiện diễn ra, để tính giá sát với thực tế, bạn nên đi khảo sát thị trường để lựa chọn cho mình sản phẩm với mức giá phù hợp. Dự trù trước chi phí giúp cho mọi công tác chuẩn bị có thể diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi

Các sự kiện lớn của công ty hay doanh nghiệp việc dự trù kinh phí là rất cần thiết. Nếu bạn không dự trù kinh phí sẽ dẫn đến hậu quả chênh lệch quá nhiều so với thực tế và bạn sẽ là người tự bỏ tiền túi của bạn để chịu trách nhiệm toàn bộ.

6. Lên menu cho buổi tiệc

Trên bàn tiệc của buổi lễ bạn nên cân nhắc về khẩu vị chung của mọi người, lựa chọn những món ăn phù hợp với người Châu Á và một thực đơn đa dạng để khách mời có thể lựa chọn. 

Với buổi tiệc lớn mọi người có thể sắp xếp theo các bàn tiệc truyền thống hoặc theo dạng buffet đang phổ biến hiện nay. Trong menu không thể thiếu trong tiệc mặn: món chính (5-7 món), món khai vị (2-3 món), đồ uống, tráng miệng. Còn với bữa tiệc quy mô nhỏ hơn bạn có thể lựa chọn theo hai hình thức: tiệc finger food hoặc tiệc teabreak. Với phong cách trang trí thiên về phong cách của người Châu Âu tạo điểm nhấn cho buổi tiệc thêm phần mới mẻ, sang trọng.

7. Chuẩn bị dụng cụ hỗ trợ cần thiết

Bên cạnh chỉnh chu khéo léo, tỉ mỉ về việc chuẩn bị thực đơn cho khách mời bạn cũng nên chú ý đến việc trang trí cho không gian thêm phần sinh động

• Dụng cụ trang trí khu vực check in, sân khấu

• Âm thanh, ánh sáng

• Bàn ghế

• Thiết bị quay phim, chụp ảnh

8. Lên kế hoạch phòng tránh rủi ro

Mỗi một sự kiện diễn ra thành công, suôn sẻ điều quan trọng nhất chúng ta nghĩa đến là chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Những sự cố phát sinh không nằm trong kế hoạch có thể xảy ra và điều cần làm đó là chuẩn bị sẵn phương án để giải quyết một cách nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng tới bữa tiệc. Cần phải phân công bộ phận xử lý hỗ trợ, giám sát cho từng công đoạn.

Mẫu kịch bản tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết

Mỗi buổi tiệc sinh nhật lớn nhỏ như của doanh nghiệp hay cá nhân đều có kịch bản chi tiết. Bên dưới LuxEvent gợi ý cho bạn timeline tổ chức tiệc sinh nhật cho tổ chức doanh nghiệp bạn có thể tham khảo

Đối với tiệc sinh nhật cá nhân các bước trong kế hoạch sẽ không phức tạp như các bước tổ chức của doanh nghiệp. Tiệc sinh nhật cá nhân lên kế hoạch tùy vào chủ bữa tiệc nên sẽ không theo một mô típ cụ thể nào.

Với mẫu lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật được LuxEvent gợi ý cho bạn mong sẽ mang đến những trải nghiệm mới mẻ, lý tưởng đến cho khách hàng

LuxEvent - Công ty tổ chức sự kiện sinh nhật chuyên nghiệp

LuxEvent tự hào là công ty tổ chức sự kiện sinh nhật chuyên nghiệp uy tín hàng đầu khu vực miền Bắc. Đơn vị doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm, cung cấp đầy đủ các thông tin, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Cùng với đội ngũ nhân sự trẻ trung năng động sáng tạo không ngừng nỗ lực học hỏi hứa hẹn sẽ mang đến màu khác khác biệt đến với trải nghiệm của quý khách. Để một chương trình sự kiện sinh nhật của quý vị có thể diễn ra thành công rực rỡ hãy nhấc máy liên hệ với chúng tôi - LuxEvent - sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

>>Nguồn: https://luxevent.net/len-ke-hoach-to-chuc-tiec-sinh-nhat/