Khi doanh nghiệp dần mở rộng quy mô, số lượng công việc cũng như khách hàng tăng lên một cách nhanh chóng, đó là lúc họ cần đến sự trợ giúp của phần mềm ERP.  Thế nhưng, không phải mọi hệ thống ERP đều giống nhau. Giải pháp Cloud ERP đã “thổi bay” giải pháp ERP truyền thống vì khả năng kết nối mạnh mẽ và những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng nhau đi phân tích kĩ hơn về giải pháp này thông qua bài viết dưới đây.

Tổng quan về ERP và Cloud ERP

1. ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, quản lý dự án, quản lý rủi ro,…cũng như các hoạt động của chuỗi cung ứng. Một hệ thống ERP hoàn chỉnh cũng bao gồm việc lập kế hoạch về chi phí, sản phẩm, sản xuất,… đưa ra dự đoán và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống ERP gắn kết vô số quy trình kinh doanh lại với nhau và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập những dữ liệu được chia sẻ từ nhiều phòng, ban, ngành khác nhau, hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp và cung cấp thông tin chính xác trên cùng một nền tảng duy nhất.

Ngày nay, hệ thống ERP đóng vai trò như “nguồn điện thắp sáng” giúp các doanh nghiệp phá bỏ những rào cản để tiến tới quá trình chuyển đổi số thành công. Hiện nay, ở Việt Nam có 3 loại ERP khác nhau:

• Các giải pháp ERP của nước ngoài 
• Các giải pháp ERP trong nước
• Hệ thống ERP mã nguồn mở

2. Cloud ERP là gì?

Cloud ERP là một loại phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây thay vì tại các cơ sở dữ liệu của chính doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp một vài hoặc tất cả các chức năng cần thiết để một doanh nghiệp hoạt động, ví dụ như: kế toán, hàng tồn kho và quản lý đơn hàng, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng (CRM),… – thành một hệ thống hoàn chỉnh.

Sự khác biệt giữa Cloud ERP và On-premise ERP

1. Chi phí xây dựng hệ thống

Cloud ERP:

• Chi phí trả theo hàng tháng (mô hình subscription)
• Đã bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm
• Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ 

Các chi phí ban đầu tương đối thấp bởi doanh nghiệp đơn giản chỉ cần triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty, sau đó truy cập hệ thống thông qua máy tính kết nối với mạng internet. Cloud ERP cũng cung cấp mô hình theo dõi có thể dự đoán trước và chỉ phải trả tiền khi bạn truy cập; nhờ vậy việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách trở nên dễ dàng hơn.

On-premise ERP:

• Trả luôn 1 khoản lớn cho phần mềm và thêm một số tiền không nhỏ để chuẩn bị cơ sở hạ tầng (máy chủ, team developer,… )
• Không bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm
• Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ 

Các hệ thống On-premise ERP thường đòi hỏi công ty phải đầu tư những khoản tiền lớn trước để chi trả và quản lý cả phần mềm lẫn phần cứng, cùng server và trang thiết bị liên quan cần thiết trước khi đi vào vận hành. Khi hệ thống ERP của doanh nghiệp đến lúc cần nâng cấp, nhân viên IT sẽ phải triển khai lại hệ thống trên các máy tính khác nhau của từng người dùng và thực hiện lại các tùy chỉnh cùng các tích hợp mà công ty đã cài đặt từ trước. Do đó chi phí để xây dựng hệ thống On-premise thường sẽ đắt hơn so với hệ thống Cloud ERP.

2. Cải tiến và nâng cấp hệ thống

Phần mềm On-Premise ERP có thể tùy chỉnh được, nhưng đa số trường hợp đều liên quan chặt chẽ tới phần mềm hiện tại của doanh nghiệp nên sẽ gặp nhiều khó khăn để cải tiến với các phiên bản mới. Đội IT sẽ phải tự điều chỉnh lại từng chi tiết nhỏ của hệ thống khi nhà cung cấp phần mềm ra mắt các cải tiến và nâng cấp mới cho sản phẩm. 

Ngược lại, các giải pháp Cloud ERP thì tự động nhà cung cấp nâng cấp, vậy nên doanh nghiệp sẽ luôn sử dụng phiên bản ERP mới và tốt nhất. Nhờ các thiết bị vận hành dựa trên hệ thống đám mây, các tích hợp và tùy chỉnh được thực hiện trước đây sẽ tự động duy trì khi phần mềm được nâng cấp mà không mất thêm bất kỳ khoản phí nào.

3. Hiệu quả và năng suất của hệ thống

Theo nghiên cứu, các giải pháp Cloud ERP thường mang lại năng suất tốt hơn so với các phần mềm on-premise ERP. Bởi vì:

• Mục đích cấu trúc phần mềm Cloud ERP được thiết kế để mang đến năng suất tối đa, cung cấp hiệu quả tối ưu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 
• Tự động điều chỉnh và cung cấp các nguồn lực bổ sung tức thời để đáp ứng sự tăng trưởng vượt bậc của doanh nghiệp.
• Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp trên hệ thống Cloud ERP vì giải pháp này cung cấp dữ liệu về thời gian thực ở bất cứ nơi nào. 

4. Tính bảo mật

Mặc dù cả hai giải pháp phần mềm đều có tính bảo mật cao nhưng so với On-premise ERP thì Cloud ERP tối ưu hơn hẳn. Các nhà cung cấp phần mềm Cloud ERP luôn đảm bảo an ninh hệ thống được ưu tiên hàng đầu bằng cách cung cấp các chứng chỉ bảo mật dữ liệu chắc chắn và đạt tiêu chuẩn, ví dụ như tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS và SAS 70. Hơn nữa, họ còn cam kết các quy trình bảo mật nghiêm ngặt, chịu trách nhiệm khôi phục thiệt hại và thực hiện các thủ tục sao lưu dữ liệu, điều này chắc chắn sẽ gây tốn kém không nhỏ nếu xảy ra trên phần mềm on-premise ERP.

5. Hỗ trợ sau bán hàng

Việc hỗ trợ sau bán hàng giữa hai loại phần mềm sẽ có đôi chút khác biệt. Đối với hệ thống On-premise, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống, đồng nghĩa với việc sửa lỗi, bảo trì và cập nhật hệ thống là việc của doanh nghiệp và các nhà cung ứng hoàn toàn không phải chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ này.

Ngược lại, đối với Cloud ERP, do đã được trả phí subscription hàng tháng, nên việc bảo trì, cập nhật và sửa lỗi đã được tính trong khoản tiền đó. 

Qua những phân tích phía trên, chúng ta có thể thấy rằng so với các phần mềm On-premise thì các phần mềm ERP dựa trên nền tảng đám mây ưu việt hơn hẳn. Vì vậy, chúng tôi khuyên doanh nghiệp nên sử dụng Cloud ERP để tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả tốt nhất.

Những lợi ích tuyệt vời đến từ giải pháp Cloud ERP

Cập nhật và nâng cấp nhanh chóng: Cloud ERP cung cấp các bản cập nhật và nâng cấp tức thì và liên tục cho doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp sẽ không bao giờ phải lo lắng liệu mình có đang sử dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không.

Giảm chi phí trả trước và chi phí vận hành: Với ERP đám mây, doanh nghiệp không phải tốn ngân sách cho những lần nâng cấp hệ thống và chi phí hoạt động thấp hơn nhiều vì nhà cung cấp sẽ trực tiếp cài đặt các bản cập nhật, bảo trì và bảo mật.

Cải thiện khả năng truy cập, tính linh hoạt của phần mềm: Bởi vì hệ thống ERP được quản lý trên đám mây nên nhân viên có thể truy cập từ bất cứ đâu bằng các thiết bị thông minh có kết nối Internet. Thông tin được truy cập trong thời gian thực, vì vậy các quyết định kinh doanh quan trọng có thể được đưa ra một cách nhanh chóng.

Cải thiện tính bảo mật: Nhà cung cấp có trách nhiệm đảm bảo rằng hệ thống được bảo vệ khỏi các cuộc tấn công hoặc lỗ hổng tiềm ẩn. Nhờ đó, mọi thông tin của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ một cách tối ưu.

Làm thế nào để lập kế hoạch chiến lược triển khai Cloud ERP hiệu quả?

Nếu doanh nghiệp muốn triển khai Cloud ERP trong tương lai gần, hãy lưu ý các phương pháp sau:

Dự trù các trường hợp phát sinh:

Bước đầu tiên cần thực hiện khi nghĩ đến việc triển khai ERP trên nền tảng đám mây là xây dựng một quy trình kinh doanh mà những người ra quyết định chính và nhân viên liên quan có thể hiểu và thực hiện. Hãy tìm hiểu tất cả thông tin về lợi ích cũng như những thách thức tiềm ẩn khi triển khai Cloud ERP. Say đó, bắt đầu lập kế hoạch, đề xuất phương pháp vượt qua những thách thức đó và nguồn lực doanh nghiệp cần để thực hiện mọi thứ.

Cập nhật thông tin cho nhân viên và đối tác:

Để tránh phản ứng không tốt và làm chậm quá trình triển khai hãy thông báo cho nhân viên và đối tác biết về việc này. Đồng thời, việc thông báo cho mọi người về những thay đổi, lý do triển khai và thời gian triển khai để mọi người tìm hiểu trước thông tin. Đây là điều rất quan trọng trước khi bắt tay vào triển khai Cloud ERP để mọi việc được tiến hành nhanh hơn.

Tìm kiếm cộng sự:

Để đảm bảo rằng việc triển khai ERP sẽ diễn ra thành công hãy tìm kiếm cộng sự, những người đã triển khai và có kinh nghiệm để cùng bàn bạc và nhờ họ cho ý kiếm. Việc lập kế hoạch để triển khai ERP vốn không dễ dàng, vì thế càng có nhiều sự góp ý, lời khuyên thì sẽ càng có nhiều cơ hội để giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có trong tương lai.

Cloudify là công ty chuyên cung cấp phần mềm ERP hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây hàng đầu Việt Nam. Nếu quý khách quan tâm và muốn trải nghiệm phần mềm của chúng tôi vui lòng liên hệ qua Cloudify.vn để được tư vấn ngay hôm nay.

Tham khảo: Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp